Wie gebe ich als Hamburger Theater meine Daten ein?
Diese Info-Seite geht auf alle Aspekte der Dateneingabe und - übertragung der Hamburger Theater ein.
Damit Ihr Euch nur auf die für Euch nötigen Infos konzentrieren könnt, sind die Kapitel nach Nutzungsart organisiert. D.h., wenn z.B. Eure Daten via Bilettix in unser System gelangen, dann lest Euch das entsprechende Kapitel durch. Solltet Ihr vorhaben, diese Daten auch noch bearbeiten zu wollen, dann werft einen Blick in "Nachträgliches, händisches Nacharbeiten"... usw...
Inhalt
1. Ausschließliche Eingabe über das Backend: 100% händische Eingabe
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2. Automatische Datenübertragung via Schnittstelle
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2.1 Aufschlüsselung nach Schnittstellen
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2.1.2 CTS Eventim
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2.1.3 Bilettix / comfortticket
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2.1.4 Reservix
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2.1.5 STADTKULTUR
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2.1.6 Spielplan Hamburg
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2.2 Nachträgliches, händisches Nachbearbeiten von Schnittstellen-Daten
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2.2.1 Veränderung von Texten
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2.2.2 Hinzufügen von Bildern
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2.2.4 Datensatzbezogene Metadaten (z.B. Plattdeutsch oder Maritim)
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1. Ausschließliche Eingabe über das Backend: 100% händische Eingabe
Die Eingabe von Veranstaltungen über das sogenannte Backend (auch Eventmanager genannt) ist komfortabel und einfach. Die ersten persönlichen Zugänge bzw. Accounts wurden bereits Mitte 2024 an Euch verschickt. Die zweite große Welle erfolgt Ende Januar / Anfang Februar 2025.
Bitte berücksichtigt folgende, wichtige Hinweise für Eure Arbeit:
- Alle Produktionen, die Ihr bis zum 24.02.2025 in CB Stage eingetragen habt, werden von uns im Backend der Veranstaltungsdatenbank Hamburg umkopiert. Dies geschieht zwischen dem 24. und 28.02.2025 (bzw. in KW9)
- Solltet Ihr schon vor dem 24.02. Daten bei uns eintragen wollen, dann bitte nur Produktionen, die Ihr NICHT in CB-Stage eingetragen habt!
- Hilfestellungen für das Eintragen von Events in unsere Eingabemaske findet Ihr hier: Häufige Fragen
2. Automatische Datenübertragung via Schnittstelle
Das automatische Übertragen Eurer Daten via Schnittstelle ist der einfachste Weg, Eure Daten in der Veranstaltungsdatenbank zu publizieren. Allerdings bleiben dabei auch Informationen auf der Strecke, weil zwei Systeme eben nicht immer zu 100% deckungsgleich sind. D.h. wir benötigen noch mehr Daten, als in der Schnittstelle vorhanden sind.
Die einzige Lösung für dieses Problem besteht darin, dass Ihr mit dem Zugang zu unserem Backend/CMS diese Daten händisch nachtragt. Dabei geht es z.B. um die Kennzeichnung von Premierenterminen oder die Zuordnung der Theaternacht-Events zur entsprechenden Veranstaltungsreihe. Lest hierzu weiter im Abschnitt 2.2
2.1.1 Anbindung via Standard-XML-Schnittstelle
Alle für uns wichtigen Datenfelder können von Euch über diese Schnittstelle bedient und angesprochen werden. Eine jederzeit aktuelle Dokumentation findet Ihr hier: Technische Dokumentation des Standard-Importers
2.1.2 CTS Eventim
Bei der Übernahme von Veranstaltungsdaten aus der CTS Eventim-Schnittstelle gibt es folgende Besonderheiten:
- Es gibt keine Merkmale
- Es sind ausschließlich kleine, quadratische Bilder vorhanden
Große Bilder oder zusätzliche Informationen wie "Premiere" oder "Theaternacht" müssen von Euch händisch im Backend der VADB hinzugefügt werden!
2.1.3 Bilettix / comfortticket
Übersicht darüber, wie die bei Bilettix eingegebenen Daten in die VADB übertragen werden.
(Die Tabelle ist ggfls. nach rechts scrollbar!)
Eingabefeld Bilettix | Eingabefeld VADB | Bemerkung |
---|---|---|
Produktion | Titel | |
Produktionstext | Beschreibung | |
Kategorie | Kategorien | |
Zusatztext 1 bis Zusatztext 5 |
*keine Entsprechung* | Die Zusatzfelder werden von den Theatern unterschiedlich genutzt und können daher nicht einheitlich in die VADB übernommen werden. |
Foto (?) | Foto | Der Empfang von Bildern ist erst möglich, wenn es die Möglichkeit zur Hinterlegung einer Copyright- Info gibt. |
Kein entsprechendes Feld vorhanden | Foto - Copyright | Bilettix plant die Einführung eines Copyright-Feldes. |
2.1.4 Reservix
Diese Schnittstelle verfügt über folgende Besonderheiten / Abweichungen:
- Es gibt keine Merkmale und andere Metadaten
Zusätzliche Informationen wie "Premiere" oder "Lange Nacht der Theater" müssen von Euch händisch im Backend der VADB hinzugefügt werden!
2.1.5 STADTKULTUR
Diese Schnittstelle verfügt über folgende Besonderheiten / Abweichungen:
- Es gibt keine Merkmale und andere Metadaten
Zusätzliche Informationen wie "Premiere" oder "Lange Nacht der Theater" müssen von Euch händisch im Backend der VADB hinzugefügt werden!
2.1.6 Spielplan Hamburg
Die Daten werden über unsere Standardschnittstelle bereitgestellt. Der "erste Wurf" der Anbindung sieht gut aus, evtl. wird hier noch weiter optimiert.
2.1.7 Mix aus verschiedenen Quellen
Manchmal kommt es vor, dass uns die Veranstaltungsdaten für ein und dasselbe Haus aus unterschiedlichen Schnittstellen erreichen und somit doppelt oder dreifach vorliegen. In dieser Situation muß sich das Theater für eine Schnittstelle als Hauptquelle entscheiden.
Doppelte Datensätze werden grundsätzlich automatisch von unserer Dubletten-Suche aussortiert. Siehe hierzu auch: Wie funktioniert der Dublettencheck?
2.2 Nachträgliches, händisches Nachbearbeiten von Schnittstellen-Daten
Bitte aufmerksam lesen, hier steckt der Teufel im Detail!
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass das Ändern von automatisiert importierten Daten keine gute Idee ist, da hinter dem Datenimport ein Programm steht, welches das Überschreiben, Löschen und Anfügen von Daten regelt. Es gilt: das Anpassen des Datensatzes in der Quelle (also "bei Euch") ist stehts vorzuziehen!
Bitte beachtet folgende Punkte, wenn Ihr einen Datensatz ändern wollt:
- Datensätze können (und sollen) nicht gelöscht werden. Der Datensatz würde mit dem nächsten Update wieder eingespielt werden und zwar so lange, bis er in der Quelle gelöscht oder dort der Status verändert wurde.
- Termine können nicht geändert werden. Dies kann nur in der Quelle erfolgen. Alle, im Backend vorgenommenen Änderungen werden mit dem Update der kommenden Nacht wieder überschrieben.
- Der Veranstaltungsort kann nicht geändert werden. Dies kann nur in der Quelle erfolgen. Die im Backend vorgenommene Änderung wird mit dem Update der kommenden Nacht wieder überschrieben.
2.2.1 Verändern von Texten
Falls Ihr den Titel oder den Beschreibungstext anpassen möchtet, dann klickt nach der Anpassung unbedingt auf das kleine Schloss-Icon oberhalb des Eingabefeldes:
Mit Klick auf das Schloss ändert sich das Icon:
und der Text wird beim nächtlichen Update nicht mehr von der Quelle überschrieben.
2.2.2 Hinzufügen von Bildern
Bilder werden von der Quelle bzw. der Schnittstelle nicht überschrieben, d.h. Ihr könntet jederzeit neue Bilder an den Datensatz anhängen. Mit Hilfe des "Sortierwertes" bestimmt Ihr die Reihenfolge, in der die Bilder angezeigt werden: das Bild mit dem kleinsten Wert („0“) wird zuerst angezeigt.
Hinweis: zu jedem Bild gehört eine verpflichtende Copyright-Angabe
2.2.3 Veranstaltungsreihe (z.B. Lessingtage)
Die Zuordnung aller Termine eines Datensatzes zu einer Reihe erfolgt über das Element der Veranstaltungsreihe (unterhalb der Merkmals-Box zu finden). Ein Veranstaltungsdatensatz kann immer nur genau einer Reihe zugeordnet werden. Die in diesem Dropdown zur Auswahl stehenden Reihen gibt die Redaktion der VADB frei. Bitte meldet Euch, falls hier etwas fehlt.
2.2.4 Datensatzbezogene Metadaten (z.B. Plattdeutsch oder Maritim)
Einem Datensatz können beliebig viele Merkmale zugeordnet werden. Merkmale sind Metadaten, die die Veranstaltung weiter spezifizieren und nicht mit Kategorien zusammenhängen.
Gängige Merkmale sind z.B.:
- Maritim
- Plattdeutsch
- Speziell für Familien und Kinder
- Queer friendly
- ...
Eine vollständige Liste der im System befindlichen Merkmale findet Ihr hier: Merkmale
Wichtig: alle hinzugefügten Merkmale beziehen sich immer auf alle im Datensatz befindlichen Termine!
2.2.5 Datumsbezogene Metadaten (z.B. Premiere)
Einzelnen Terminen innerhalb eines Datensatzes können Termin-Meta-Tags zugeordnet werden, um sie genauer zu spezifizieren. Das macht vor allem dann Sinn, wenn eine Kennzeichnung nicht auf alle Termine des Datensatzes zutrifft (wie es bei der Merkmalszuordnung der Fall wäre, siehe 2.2.4).
Gängige Termin-Meta-Tags sind z.B.:
- Premiere
- Vernissage
- Theaternacht
Eine vollständige Liste der im System befindlichen Merkmale findet Ihr hier: Termin-Meta-Tag
3. Eingabe der Daten über das Online-Fomular
Bitte nutzt NICHT unser frei zugängliches Online-Formular für die Eingabe von Events. Die Daten, die darüber in die Datenbank gelangen, können Eurem Mandanten im System nicht zugeordnet werden. Ergo würden sie auch auf Eurer Vereinswebsite nicht ausgespielt werden können.
4. Darstellung der Daten
Die Darstellung der von Euch eingegebenen oder übermittelten Daten kann von Website zu Website unterschiedlich sein. Manche Websites nutzen unser vordefiniertes Kalendermodul und manche beziehen die Texte und Bilder aus unserer Schnittstelle, um sie in ihrem eigenen Frontend bzw. Website-Design darzustellen.
Die Vereinswebseite des Hamburger Theater e.V. verwendet (ab März 2025) unser neuestes Kalendermodul. Bis die neue Website live ist, könnt Ihr Eure Daten vorläufig hier checken:
WICHTIG: bitte berücksichtigt beim Datencheck Folgendes:
- Beim "Datencheck Theater Daten" seht Ihr das alte Kalendermodul, das Design des neuen Moduls weicht ab, aber es werden inhaltlich natürlich alle relevanten Daten angezeigt.
- Solltet Ihr zur Gruppe der Theater gehören, die ihre Daten ausschließlich händisch im Backend bei uns eintragen werden (und dies bisher bei CB-Stage tun), dann könnt Ihr Eure Daten erst ab Ende Februar 2025 in diesem Kalender sehen! Alle CB-Stage bzw. "Kulturserver-Berlin-Daten" könnt Ihr bis zu diesem Zeitpunkt hier checken:
5. Hilfe und Support
Mit weiteren Fragen wendet Euch bitte per Email an Johannes, oder an unser allgemeines Postfach.
Zusätzlich bieten wir Euch zum Start des Projekts drei Q&A Sessions an. Am 05.02, 19.02. und 05.03. könnt Ihr jeweils um 11 Uhr Eure Fragen in großer Runde beantwortet bekommen. Schreibt uns, wenn Ihr dazu noch keine Einladung erhalten habt.
Darüber hinaus lernen wir uns bei der nächsten Mitgliederversammlung am 03.04.25 auch persönlich kennen - falls das noch nicht geschehen ist ;-)