04.05.2021 14:46
Wie suche ich etwas im Eventmanagement System?
Je nachdem, was Sie suchen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Suchabfrage im Eventmanagement System vorzustrukturieren, um so die Suchergebnismenge auf die relevanten Einträge zu reduzieren.
Wie suche ich meine Veranstaltungen im Eventmanagement System?
Wenn Sie einen Überblick darüber wünschen, welche Veranstaltungen Sie bereits eingetragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“ im Reiter „Veranstaltungssuche“. Dann werden Ihnen alle Veranstaltungseinträge in Ihrem Mandanten angezeigt.
Wie suche ich Veranstaltungen, die abgelaufen sind?
Wenn Sie abgelaufene Veranstaltungen suchen, weil Sie sie beispielsweise reaktivieren wollen, öffnen Sie das Such-Menü. Unter „Veröffentlichungsstatus“ wählen Sie zusätzlich oder ausschließlich „deaktiviert“ aus.
Tipp: Denken Sie daran, das Datum zu ändern, ab dem gesucht werden soll. Dieses steht standardmäßig auf dem aktuellen Tag.
Über Klicken auf die Schaltfläche „Suchen“ erhalten Sie nun die deaktivierten Datensätze Ihres Mandanten im ausgewählten Zeitraum.
Hinweis: Veranstaltungsdatensätze werden nach Ablauf des (letzten) Termins automatisch in den Status „deaktiviert“ versetzt. In diesem Status bleiben die Veranstaltungen für 800 Tage im System archiviert. Nach Ablauf dieser 800 Tage werden deaktivierte Datensätze automatisch gelöscht und können nicht mehr bearbeitet oder reaktiviert werden.
Wie kann ich mir Veranstaltungen ausgeben lassen?
Der Eventmanager bietet eine Funktion an, Veranstaltungen nach bestimmten Suchparametern zu exportieren, um sie zum Beispiel Partnern in einer Printversion zur Verfügung zu stellen. Dafür werden unterschiedliche Dateiformate angeboten, die sich für unterschiedlich detaillierte Veranstaltungsübersichten anbieten.
Um Veranstaltungen ausgeben lassen zu können, navigieren Sie zuerst in den Reitern zu "Export" und dann zur Schaltfläche "Veranstaltungen-Ausgabe".
Schtritt 1 - Veranstaltungen suchen
Die Suchoberfläche für die Veranstaltungsausgabe funktioniert genau so, wie die Veranstaltungssuche. Passen Sie die Suchparameter entsprechend an und klichen Sie auf "Suche".
Hinweis: Der Suchzeitraum der Veranstaltungs-Ausgabe ist standardmäßig auf eine Woche voreingestellt. Wenn Sie einen längeren Suchzeitraum abdecken wollen, müssten Sie das "bis-Datum" entsprechend Ihrer Suchanfrage vorverlegen.
Schtritt 2 - Veranstaltungen exportieren
Wenn Sie die Suchergebnisliste vorliegen haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Veranstaltungen ausgegeben werden können.
Zum einen können Sie die Menge der auszugebenden Termine darüber bestimmen, ob Sie durch das Setzen von Haken einzelne Veranstaltungen aussuchen. Zum anderen können Sie festlegen, wie bei der Veranstaltungsausgabe mit Serienterminen verfahren werden soll. Zum Schluss wählen Sie das gewünschte Dateiformat und die „kurz“-Version aus.
Wie kann ich Veranstaltungen suchen, die in meinem Auslieferungskanal liegen?
Partner, die einen eigenen Auslieferungskanal haben, können sich die Veranstaltungen, die in ihrem Kalender ausgespielt werden sollen, selber zusammenstellen. Dafür sind mehrere Schritte notwendig.
Ein eigener Auslieferungskanal lohnt sich nur bei ganz bestimmten Konstellationen. Sprechen Sie uns gerne dazu an.
Anzeigen von Veranstaltungen, die im eigenen Auslieferungskanal liegen
Diese Suchfunktion ist z.B. dann interessant, wenn alle Veranstaltungen exportiert werden sollen, die auch im Kalendermodul ausgespielt werden. Dafür wird unter dem Punkt "Veröffentlichungen" der eigene Kanal ausgewählt. Zusätzlich ist der Haken bei "bestätigte Veröffentlichungen" notwendig. Nur so werden die für den eigenen Kanal ausgewählten Veranstaltungen angezeigt.
Anzeigen von Veranstaltungen, die für den eigenen Auslieferungskanal abonniert werden können
Diese Suchfunktion ermöglicht die gezielte Auswahl von Veranstaltungen, die für den eigenen Kanal abonniert werden können. Hier wird wieder der eigene Auslieferungskanal ausgewählt, dann aber der Haken bei "ausstehende Bestätigungen" gesetzt. In der Suchergebnisliste befinden sich dann Veranstaltungen, die von anderen Mandanten angelegt wurden, aber für das eigene Kalendermodul interessant sein könnten.
Abonnieren bzw. Ablehnen von Veranstaltungen
Um die Veranstaltung für den eigenen Kanal zu abonnieren oder abzulehnen einfach auf das Pluszeichen vor der Veranstaltung klicken und rechts neben dem Namen des eigenen Kanals "bestätigen" oder "ablehnen" klicken.
Weitere Suchparameter
Der Eventmanager bietet viele Möglichkeiten, eine Suche zu strukturieren, um genau die Einträge zu finden, die Sie suchen. Hier werden die einzelnen Felder kurz erklärt.
Wie kann ich meine Suchergebnisliste strukturieren?
Es gibt im Eventmanagement System die Möglichkeit, die Suchergebnisliste nach vordefinierten Parametern sortieren zu lassen. Dies ist beispielsweise hilfreich, um zu sehen, welches der letzte Termin ist, der eingetragen wurde, oder welcher Datensatz zuletzt aktualisiert wurde.
Folgende Sortiermöglichkeiten gibt es:
- Titel
standardmäßig voreingestellt, alphabetische Sortierung der Datensätze nach dem ersten Buchstaben - Veranstaltungs-ID
chronologische Sortierung der Datensätze nach Veranstaltungs-ID - Erster Termin
chronologische Sortierung der Datensätze nach dem ersten Termin, der im Datensatz hinterlegt ist - Letzter Termin
chronologische Sortierung der Datensätze nach dem letzten Termin, der im Datensatz hinterlegt ist - Erstelldatum
chronologische Sortierung der Datensätze nach dem Datum, an dem ein Datensatz erstellt wurde - Letzte Änderung
chronologische Sortierung der Datensätze nach dem Datum, an dem ein Datensatz zuletzt geändert wurde
Bei der Sortierung kann jeweils voreingestellt werde, ob die Suchergebnisliste nach dem jeweiligen Parameter aufsteigend oder absteigend angezeigt werden soll.
Wie kann ich mehrere Datensätze auf einmal bearbeiten?
Es gibt im Eventmanagement System die Möglichkeit, mehrere Datensätze auf einmal über eine Listenaktion zu bearbeiten. Dies ist hilfreich, wenn beispielsweise eine Reihe an Datensätzen gleichzeitig veröffentlicht oder nachträglich ein Merkmal hinzugefügt werden soll. Dafür werden aus der Suchergebnisliste entweder die gesamte Liste oder einzelne Datensätze ausgewählt. Unterhalb der Suchergebnisliste befindet sich das Drop-Down-Menü, aus dem die gewünschte Aktion ausgewählt werden kann.
Folgende Listenaktionen stehen zur Verfügung:
- Veröffentlichungszustand setzen
über diese Listenaktion kann der Status geändert werden, dafür einfach aus dem Dialogfenster den gewünschten Status wählen und speichern - Veranstaltungsfelder anpassen
- Kategorie
über diese Listenaktion kann die Veranstaltungskategorie geändert werden - Merkmal
über diese Listenaktion können Merkmale hinzugefügt, entfernt oder ersetzt werden. Um eine bestehene Merkmalsauswahl zu ergänzen, muss "hinzufügen" ausgewählt werden, dann das Merkmal wählen und speichern - Veranstaltungsreihe
über diese Listenaktion kann eine Veranstaltungsreihe hinzugefügt werden - Freier Eintritt
über diese Listenaktion kann die Information über Freien Eintritt hinzugefügt oder entfernt werden
- Kategorie