Wie suche ich etwas im Eventmanagement System?

Je nachdem, was Sie suchen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Suchabfrage im Eventmanagement System vorzustrukturieren, um so die Suchergebnismenge auf die relevanten Einträge zu reduzieren.

Wie suche ich meine Veranstaltungen im Eventmanagement System?

Wenn Sie einen Überblick darüber wünschen, welche Veranstaltungen Sie bereits eingetragen haben, klicken Sie links im Menü unter dem Reiter „Objektverwaltung“ auf die Schaltfläche „Veranstaltungen“. Dann werden Ihnen alle Veranstaltungseinträge in Ihrem Mandanten angezeigt.

Wie suche ich Veranstaltungen, die abgelaufen sind?

Wenn Sie abgelaufene Veranstaltungen suchen, weil Sie sie beispielsweise reaktivieren wollen, öffnen Sie das Filter-Menü (+-Zeichen). Unter „Veröffentlichungen“ wählen Sie als Veröffentlichungsstatus zusätzlich oder ausschließlich „deaktiviert“ aus.

Hinweis: Denken Sie daran, das Datum zu ändern, ab dem gesucht werden soll. Dieses steht standardmäßig auf dem aktuellen Tag. Das Datum lässt sich unter dem Filter „Stammdaten“ anpassen.

Über Klicken auf die Schaltfläche „Filter anwenden“ erhalten Sie nun die deaktivierten Datensätze Ihres Mandanten im ausgewählten Zeitraum. Sie sind anhand der roten Weltkugel zu erkennen.

Hinweis: Veranstaltungsdatensätze werden nach Ablauf des (letzten) Termins automatisch in den Status „deaktiviert“ versetzt. In diesem Status bleiben die Veranstaltungen für 800 Tage im System archiviert. Nach Ablauf dieser 800 Tage werden deaktivierte Datensätze automatisch gelöscht und können nicht mehr bearbeitet oder reaktiviert werden.

Wie kann ich mir Veranstaltungen ausgeben lassen?

Der Eventmanager bietet eine Funktion an, Veranstaltungen nach bestimmten Suchparametern zu exportieren, um sie zum Beispiel Partnern in einer Printversion zur Verfügung zu stellen. Dafür werden unterschiedliche Dateiformate angeboten, die sich für unterschiedlich detaillierte Veranstaltungsübersichten anbieten.

In der Veranstaltungsübersicht haben Sie die Möglichkeit entweder alle Veranstaltungsdatensätze zu exportieren oder nur bestimmte Datensätze herauszufiltern. Die Ausgabe der Datensätze erfolgt dann über die Schaltfläche "Exportieren". in dem sich öffnenden Fenster kann der Datei-Typ für den Export ausgewählt werden.

 

Schtritt 1 - Veranstaltungen filtern

Mithilfe der verschiedenen Filter haben Sie die Möglichkeit, Ihre Suche bspw. hinsichtlich eines Zeitraums, einer Spielstätte oder bestimmten Kategorien einzugrenzen. Hinter dem Plus-Zeichen finden Sie weitere Filter-Optionen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Filter anwenden" werden Ihnen alle Veranstaltungen entsprechend Ihrer ausgewählten Filter in der Ergebnisliste angezeigt.

Schtritt 2 - Veranstaltungen exportieren

Wenn Sie die Suchergebnisliste vorliegen haben, gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Veranstaltungen ausgegeben werden können.

Entweder exportieren Sie die gesamte Suchergebnisliste über den Button "Exportieren" rechts oben. Oder Sie können aus der Suchergebnisliste einzelne Veranstaltungen auswählen, indem Sie das Häkchen links vor die entsprechenden Datensätze setzen. Diese selektierten Veranstaltungen können über das Menü "Aktion auswählen" unterhalb der Suchergebnisliste exportiert werden.

Zum Schluss wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster das gewünschte Dateiformat aus.

Wie kann ich Veranstaltungen suchen, die in meinem Auslieferungskanal liegen?

Partner, die einen eigenen Auslieferungskanal haben, können sich die Veranstaltungen, die in ihrem Kalender ausgespielt werden sollen, selber zusammenstellen. Dafür sind mehrere Schritte notwendig.

Ein eigener Auslieferungskanal lohnt sich nur bei ganz bestimmten Konstellationen. Sprechen Sie uns gerne dazu an.

Anzeigen von Veranstaltungen, die im eigenen Auslieferungskanal liegen

Diese Suchfunktion ist z.B. dann interessant, wenn alle Veranstaltungen exportiert werden sollen, die auch im Kalendermodul ausgespielt werden. Dafür wird unter dem Filter "Veröffentlichungen" der eigene Kanal ausgewählt. Zusätzlich ist das Häkchen bei "bestätigte Veröffentlichungen" notwendig. Nur so werden die für den eigenen Kanal ausgewählten Veranstaltungen angezeigt.

Anzeigen von Veranstaltungen, die für den eigenen Auslieferungskanal abonniert werden können

Diese Suchfunktion ermöglicht die gezielte Auswahl von Veranstaltungen, die für den eigenen Kanal abonniert werden können. Hier wird wieder der eigene Auslieferungskanal ausgewählt, dann aber das Häkchen bei "ausstehende Veröffentlichungen" gesetzt. In der Suchergebnisliste befinden sich dann Veranstaltungen, die von anderen Mandanten angelegt wurden, aber für das eigene Kalendermodul interessant sein könnten.

Abonnieren bzw. Ablehnen von Veranstaltungen

Um die Veranstaltung für den eigenen Kanal zu abonnieren oder abzulehnen setzen Sie das Häkchern bei der gewünschten Veranstaltung, klicken auf das Menü "Aktion auswählen" und wählen zwischen "Bestätigen" und "Abweisen" der ausstehenden Veröffentlichung.

Weitere Suchparameter

Der Eventmanager bietet viele Möglichkeiten, eine Suche zu strukturieren, um genau die Einträge zu finden, die Sie suchen. Im Folgenden werden die einzelnen Filter-Optionen kurz erklärt.

Volltextsuche

Hier können Datensätze über Schlagwörter gesucht werden. Dabei wird in den Feldern Titel, Ort, Straße oder Allgemeiner Beschreibungstext gesucht.

Optionen für die Volltextsuche: Hier können die einzelnen Felder, die bei der Suche berücksichtigt werden, gezielt ausgewählt werden.

ID

Hier kann gezielt nach einem bestimmten Datensatz gesucht werden, wenn dessen ID bekannt ist. Eine ID wird in unserem System einmalig vergeben und ist damit einzigartig. Das ID-Eingabefeld befindet sich unter dem Filter "Stammdaten".

Standortsuche

Über die Standortsuche können Datensätze nach Ihrer Verortung gesucht werden. Dabei gibt es die Möglichkeit, eine Region (Landkreis, Kreis oder Bundesland), einen Ort oder eine Postleitzahl als Suchparameter festzulegen.

Status

Hier kann die Suche nach Datensätzen entsprechend ihrer Status eingestellt werden. Bei Veranstaltungen sind die Status „veröffentlicht“ und „in Bearbeitung“ standardmäßig voreingestellt. Die Status-Suche befindet sich unter dem Filter "Veröffentlichungen".

Datenqualität

Über diesen Filter können bspw. Datensätze mit Bildern oder bestimmten Lizenztypen gesucht werden.

Kategorie und Merkmal

Sie können Veranstaltungen suchen, die einer bestimmten Kategorie, einem bestimmten Merkmal oder einer Kombination aus beidem zugeordnet sind.

Spielstätte

Über dieses Feld können Veranstaltungen an einer bestimmten Spielstätte gesucht werden. Die Suche funktioniert hier sowohl über die eindeutige ID der Spielstätte, den Titel der Spielstätte, als auch die Anschrift. Die Spielstätten-Feld ist unter dem Filter "Stammdaten" zu finden.

Zusätzliche Filter

Hier können Veranstaltungen nach weiteren Kriterien gefiltert werden. Beispielsweise danach, ob ein Datensatz abgesagte Termine hat, nach Veranstaltungen mit freiem Eintritt oder auch nach Veranstaltungen, die einer bestimmten Veranstaltungsreihe, wie z.B. dem Hafengeburtstag Hamburg zugeordnet sind.

Wie kann ich meine Suchergebnisliste strukturieren?

Es gibt im Eventmanagement System die Möglichkeit, die Suchergebnisliste nach vordefinierten Parametern sortieren zu lassen. Dies ist beispielsweise hilfreich, um zu sehen, welches der letzte Termin ist, der eingetragen wurde, oder welcher Datensatz zuletzt aktualisiert wurde.

Folgende Sortiermöglichkeiten gibt es:

  • Titel
    standardmäßig voreingestellt, alphabetische Sortierung der Datensätze nach dem ersten Buchstaben
  • Veranstaltungs-ID
    chronologische Sortierung der Datensätze nach Veranstaltungs-ID
  • Erster Termin
    chronologische Sortierung der Datensätze nach dem ersten Termin, der im Datensatz hinterlegt ist
  • Letzter Termin
    chronologische Sortierung der Datensätze nach dem letzten Termin, der im Datensatz hinterlegt ist
  • Erstelldatum
    chronologische Sortierung der Datensätze nach dem Datum, an dem ein Datensatz erstellt wurde
  • Letzte Änderung
    chronologische Sortierung der Datensätze nach dem Datum, an dem ein Datensatz zuletzt geändert wurde

Bei der Sortierung kann jeweils voreingestellt werde, ob die Suchergebnisliste nach dem jeweiligen Parameter aufsteigend oder absteigend angezeigt werden soll. Das Sortierungs-Menü finden Sie in der Ansicht oben rechts.

Wie kann ich mehrere Datensätze auf einmal bearbeiten?

Es gibt im Eventmanagement System die Möglichkeit, mehrere Datensätze auf einmal über eine Listenaktion zu bearbeiten. Dies ist hilfreich, wenn beispielsweise eine Reihe an Datensätzen gleichzeitig veröffentlicht oder nachträglich ein Merkmal hinzugefügt werden soll. Dafür werden aus der Suchergebnisliste entweder die gesamte Liste oder einzelne Datensätze über das Häkchen links neben dem Datensatz ausgewählt. Unterhalb der Suchergebnisliste befindet sich das Drop-Down-Menü "Aktion auswählen", aus dem die gewünschte Aktion ausgewählt werden kann.

Folgende Listenaktionen stehen zur Verfügung:

  • Veröffentlichungszustand setzen
    Über diese Listenaktion kann der Status geändert werden. Dafür einfach aus dem Dialogfenster den gewünschten Status wählen und "Zustand setzen".
  • Veranstaltungsfelder editieren
    • Kategorie
      Über diese Listenaktion kann eine Veranstaltungskategorie entfernt, ersetzt oder hinzugefügt werden. Dafür die gewünschte Aktion sowie Kategorie(n) auswählen, das Häkchen bei "Kategorie abändern" setzen und den Button "Übernehmen" klicken.
    • Merkmal
      Über diese Listenaktion kann ein Merkmal entfernt, ersetzt oder hinzugefügt werden. Dafür die gewünschte Aktion sowie Merkmal(e) auswählen, das Häkchen bei "Merkmale abändern" setzen und den Button "Übernehmen" klicken.
    • Veranstaltungsreihe
      Über diese Listenaktion kann eine Veranstaltungsreihe hinzugefügt bzw. geändert werden. Dazu die gewünschte Reihe auswählen, das Häkchen bei "Veranstaltungsreihe abändern zu" setzen und den Button "Übernehmen" klicken.
    • Freier Eintritt
      Über diese Listenaktion kann die Information über Freien Eintritt hinzugefügt oder entfernt werden. Dazu die gewünschte Aktion auswählen, das Häkchen bei "Veranstaltung abändern zu" setzen und den Button "Übernehmen" klicken.
  • In Liste merken
    • Über diese Listenaktion kann ein Datensatz in einer Einzelobjektliste gespeichert werden, bspw. um den Eintrag später schneller wiederzufinden.

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