Veranstaltungen: Online-Formular
05.08.2019

Online-Formular

Mit unserem Online-Formular, auch DatenManager genannt, können Sie ohne einen eigenen Zugang zum Eventmanagementsystem Termine in die Veranstaltungsdatenbank eintragen. Diese Daten werden im Online-Formular bereits so strukturiert, dass sie von der Redaktion schnell weiterverarbeitet und veröffentlicht werden können.

Bevor Sie mit der Eingabe der Veranstaltung beginnen, geben Sie bitte Ihren Namen sowie für Rückfragen eine E-Mailadresse an. Auch wenn Sie Termine für einen Verein eintragen, können Sie dafür Ihre private E-Mailadresse nutzen. Die Hauptsache ist, dass wir Sie gut erreichen können. An die E-Mailadresse verschickt unser System außerdem eine E-Mail zur Benachrichtigung, dass Ihr Termin veröffentlicht wurde. Mit dem Setzen des Hakens erklären Sie, dass Sie die Rechte haben, die Daten zu verwenden, die Sie in das Formular eintragen wollen und räumen der Hamburg Tourismus GmbH als Betreiberin der Veranstaltungsdatenbank das übertragbare Recht ein, diese Daten weiterzugeben, um Ihren Termin zu bewerben.

Wichtiger Hinweis: Sie sollten die Informationen, die Sie eingeben möchten, zusammengefasst zum Beispiel in einem Word-Dokument haben, und Fotos, die Sie hochladen möchten, bereits digital vorliegen haben, wenn Sie einen Termin eingeben möchten. Das Formular bleibt bei Inaktivität nur in einem begrenzten Zeitfenster offen. Wenn diese Zeit abgelaufen ist, müssen Sie alle Daten neu eingeben.

Schritt 1

Im ersten Schritt geht es zunächst um den Veranstaltungsort. Damit meinen wir nicht die Kommune oder Stadt, sondern zum Beispiel das Theater oder die Galerie für eine Ausstellung. Für Veranstaltungen, bei denen man nicht an einem Ort bleibt, eine Stadtführung oder eine Radtour zum Beispiel, können Sie den Treffpunkt als Veranstaltungsort angeben. Für Touren mit Schiffen geben Sie den Anleger an, an dem das jeweilige Schiff startet. Unsere Regeln, wie Veranstaltungsorte benannt werden, finden Sie hier

Tippen Sie die ersten Ziffern der Postleitzahl ein und wählen Sie die passende aus dem Drop Down-Menü aus. Genauso verfahren Sie mit dem Namen des Veranstaltungsorts.

Schritt 2

Ist der von Ihnen gesuchte Ort nicht dabei, so klicken Sie auf die unterste Zeile des Drop Down-Menüs, „Anderen Veranstaltungsort selbst eintragen“. Im folgenden Formular können Sie für den Veranstaltungsort Namen, Adresse, Internetadresse und, wenn Sie mögen, eine Beschreibung hinterlegen. Die Beschreibung der Veranstaltung können Sie zu einem späteren Zeitpunkt eintragen.

Schritt 3

Beim nächsten Schritt geht es um das „Wann“. Wählen Sie aus dem Kalender den Tag aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet oder startet. Der Kalender hat eine Vorlaufzeit von drei Tagen. Anschließend geben Sie die Uhrzeit ein, zu der Ihr Termin stattfindet. Wenn es mehrere Uhrzeiten an einem Tag gibt, so können Sie diese gesondert eingeben. Bis zu zehn Einzeltermine können Sie auf diese Weise eingeben. Handelt es sich um eine Veranstaltung mit einer längeren Laufzeit oder ist das Terminformat kompliziert (zum Beispiel bei einer Ausstellung, die an verschiedenen Wochentagen verschiedene Öffnungszeiten hat), so geben Sie den ersten Termin ein und nutzen Sie für die Erklärung das Feld mit dem Hinweis an die Redaktion.

Sollte es zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt bereits eine Veranstaltung geben, so zeigt das System Ihnen dieses an. Klicken Sie auf den Titel des bereits vorhandenen Termins, um sich den Datensatz anzuschauen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie nach dem Klick auf die rot unterlegte Zeile angeben, welche Anmerkungen oder Änderungswünsche Sie zu einem Datensatz haben.

Schritt 4

Unter Punkt 4 geben Sie den Titel der Veranstaltung sowie eine Beschreibung dazu an. Außerdem können Sie einen Link mit weiteren Informationen zum Termin sowie zur Buchung hinterlegen. Weiter unten im Formular können Sie angeben, was die Tickets kosten oder ob der Eintritt kostenlos ist. Die Beschreibung ist auch der richtige Ort, um Informationen zum Veranstalter sowie den Anmeldeformalitäten zu hinterlegen.

Schritt 5

Beim nächsten Schritt geht es um die Kategorie, zu der ein Datensatz gehört. Wählen Sie die passende Kategorie für Ihren Termin aus. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. Diese können Sie im Anschluss mit Merkmalen noch genauer bestimmen. Unsere Merkmale werden hier genauer erläutert. Während Sie bei den Kategorien nur jeweils eine auswählen können, ist es bei den Merkmalen möglich, mehrere auszuwählen.

Schritt 6

Auf der nächsten Seite können Sie Bilder zur Veranstaltung hochladen. Sie können lediglich Fotos im jpg-Format hochladen. Diese sollten im Querformat 3:2 sein und maximal 3 MB groß sein. Sie sehen hier noch einmal den Hinweis von der Startseite, der Sie daran erinnert, dass Sie sicherstellen sollen, dass Sie die übertragbaren Nutzungsrechte für die Bilder besitzen, die Sie hochladen. Außerdem benötigen wir ein Copyright, um die Fotos verwenden zu können. Die Eingabe von Hinweisen wie „frei“, „kein Copyright“ oder „eigenes Bild“ ist dafür nicht ausreichend. Es muss ein Fotograf oder der Name einer Institution oder Agentur angegeben werden.

Schritt 7

Schritt 7 bietet Ihnen die Möglichkeit, sich die Daten, die Sie eingegeben haben, noch einmal anzuschauen und Korrektur zu lesen. Diese Voransicht dient lediglich der Kontrolle, es handelt sich dabei nicht um die endgültige Darstellungsform Ihres Datensatzes.

Um Spam-Eingänge zu verhindern, werden die meisten User unserer Webseite gebeten, die folgende Überprüfung mitzumachen: Sie setzen den Haken in dem Feld „Ich bin kein Roboter“ und wählen aus den Bildern das Motiv aus, das Ihnen das System vorgibt. Nach der Überprüfung können Sie Ihren Veranstaltungsvorschlag abschicken.

Zum Abschluss

Wenn Sie weitere Termine eingeben möchten, können Sie das nun tun und müssen dazu nicht noch einmal Ihre Kontaktdaten eingeben. Sollten Sie dabei oder über diese Anleitung hinaus noch Fragen haben, schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an. Hier finden Sie die Möglichkeiten, unser Team zu kontaktieren.

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