Wie gebe ich eine Veranstaltung ein?

Es gibt drei Möglichkeiten, Veranstaltungsinformationen in die Veranstaltungsdatenbank Metropolregion Hamburg zu übertragen: das Online-Formular, den Backend-Zugang, oder eine Schnittstelle.

Welche dieser Möglichkeiten für Sie die beste ist, ergibt sich unter anderem aus der Menge an Veranstaltungen, die regelmäßig eingetragen werden sollen. Unter Veranstaltungseingabe finden Sie eine Einschätzung dazu.

Wie gebe ich eine Veranstaltung über das Online-Formular ein?

Einfach und unkompliziert Veranstaltungen eintragen

Das Online-Formular >> eingabe.mrh.events kann von jedem genutzt werden. Zu Beginn der Eingabe werden die Kontaktdaten abgefragt. Diese werden von der Redaktion ausschließlich für eventuelle Rückfragen und die Bestätigung über die Bearbeitung des Eintrags genutzt. Ansonsten bedarf es keiner weiteren Anmeldung.

Hinweis: Sie können sich nicht einmal durch das Formular durchklicken, bevor Sie die Daten eingeben. Daher haben wir hier einmal die verschiedenen Schritte beschrieben. Das Online-Formular bleibt nur in einem gewissen Zeitfenster offen, wenn Sie nicht mehr daran arbeiten. Wenn diese Zeit abgelaufen ist, müssen Sie alle Daten neu eingeben. Daher sollten Sie die Informationen und die Bilder, die Sie eingeben möchten, schon vor der Eingabe ins Online-Formular vorliegen haben.

Schritt 1 - Kontaktdaten

Bevor Sie mit der Eingabe Ihrer Veranstaltung beginnen können, werden Sie gebeten, Ihre Kontaktdaten anzugeben. Diese sind für uns wichtig, um eventuelle Rückfragen zu stellen und auch um Ihnen die Bestätigung zu schicken, dass Ihre Veranstaltung veröffentlicht wurde. Die hier eingetragenen Kontaktdaten werden nicht weiterverwendet.

Hinweis: Mit dem Setzen des Hakens erklären Sie, dass Sie die Rechte haben, die Daten zu verwenden, die Sie in das Formular eintragen wollen und räumen der Hamburg Tourismus GmbH als Betreiberin der Veranstaltungsdatenbank das übertragbare Recht ein, diese Daten weiterzugeben, um Ihren Termin zu bewerben.

Schritt 2 - Veranstaltungsort

Im nächsten Schritt geht es zunächst um den Ort, an dem die Veranstaltung stattfindet. Dafür wählen Sie zunächst den Ort über die Eingabe der Postleitzahl aus dem Drop-Down-Menü aus. In einem zweiten Schritt können Sie den Namen der Spielstätte eingeben und auch diese aus dem Drop-Down-Menü auswählen.

Hinweis: Wir unterscheiden bei den Veranstaltungsorten zwischen Spielstätte und Treffpunkt. Je nachdem, ob die Veranstaltung am angegebenen Ort stattfindet (Spielstätte) oder von dort aus startet (Treffpunkt).

Tipp: Wenn die gewünschte Spielstätte nicht dabei ist, klicken Sie auf die unterste Zeile des Drop-Down-Menüs „Anderen Veranstaltungsort selbst eintragen“. Im folgenden Formular können Sie dann die Spielstätte mit Namen, Adresse, Internetadresse und, so gewünscht, Beschreibungstext hinterlegen.

Schritt 3 - Veranstaltungstermine

Wählen Sie aus dem Kalender den Tag aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet oder startet. Der Kalender hat eine Vorlaufzeit von drei Tagen. Anschließend geben Sie die Startzeit und optional die Endzeit Ihrer Veranstaltung ein.

Hinweis: Sie können auf diese Weise bis zu zehn Termine in das Online-Formular eintragen.

Schritt 3 - Veranstaltungstermine

Tipp: Wenn Sie eine Veranstaltung eintragen, die eine längere Laufzeit hat, geben Sie den ersten Termin ein und nutzen im Anschluss das Feld „Hinweis an die Redaktion“. Dort können Sie uns die Termine oder Öffnungszeiten mitteilen und die Redaktion ergänzt diese dann bei der Bearbeitung Ihres Veranstaltungsvorschlags.

Hinweis: Sollte es zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt bereits eine Veranstaltung geben, schlägt das System Ihnen das Event vor. Dies ist Teil unserer Systemlogik zur Vermeidung von Doppelungen von Veranstaltungseinträgen. Klicken Sie auf den Titel des bereits vorhandenen Termins, um sich den Datensatz anzuschauen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie nach dem Klick auf die rot unterlegte Zeile angeben, welche Anmerkungen oder Änderungswünsche Sie zu einem Datensatz haben.

Schritt 4 - Veranstaltungsbeschreibung

In Schritt 4 geben Sie den Titel der Veranstaltung sowie eine Beschreibung dazu an. Außerdem können Sie einen Link mit weiteren Informationen zur Veranstaltung sowie einen Link zu Buchungsmöglichkeiten hinterlegen.

Tipp: Die Veranstaltungsbeschreibung ist auch der richtige Ort, um Informationen zum Veranstalter sowie den Anmeldeformalitäten (z.B. Kontaktdaten) zu hinterlegen.

Schritt 4 - Veranstaltungsbeschreibung

Weiter unten in Schritt 4 können Sie eine Preisspanne oder einen Festpreis angeben. Wenn es sich um eine Veranstaltung mit freiem Eintritt handelt, können Sie dies über den Haken bei „Freier Eintritt“ kenntlich machen.

Hinweis: Email-Adressen können nicht als Buchungslink hinterlegt werden.

Schritt 5 - Kategorien, Merkmale, Zielgruppen

Im nächsten Schritt geht es zunächst darum, ob die Veranstaltung online stattfindet oder nicht. Dies ist eine Pflichtangabe.

Hinweis: Veranstaltungen, die online gebucht werden müssen, aber in Präsenz stattfinden, sind keine Online-Events.

Schritt 5 - Kategorien, Merkmale, Zielgruppen

Wählen Sie eine passende Kategorie für Ihre Veranstaltung aus.

Hinweis: Sie können nur eine Kategorie vergeben.

Schritt 5 - Kategorien, Merkmale, Zielgruppen

Sie können die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung genauer bestimmen, wenn diese beispielsweise vorrangig auf Familien & Kinder oder Senioren ausgerichtet ist. Über die Auswahl von Merkmalen können Sie den Inhalt Ihrer Veranstaltung noch genauer bestimmen.

Tipp: Auch über die Zielgruppen und Merkmale können Veranstaltungen in den Kalendern gefiltert werden.

Schritt 6 - Bilder

Auf der nächsten Seite können Sie Bilder zur Veranstaltung hochladen.

Tipp: Bilder sollten im Querformat (3:2) und im jpeg-Format vorliegen. Hochkant-Bilder werden auch akzeptiert, sehen aber erfahrungsgemäß nicht so gut aus.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Besitz der übertragbaren Nutzungsrechte der Bilder sind, bevor Sie diese hochladen.

Damit die Bilder verwendet werden können, benötigen wir zwingend ein gültiges Copyright. Die Eingabe von Hinweisen wie „frei“, „kein Copyright“ oder „eigenes Bild“ ist dafür nicht ausreichend.

Schritt 7 - Zusammenfassung

Schritt 7 bietet Ihnen die Möglichkeit, sich die Daten, die Sie eingegeben haben, noch einmal anzuschauen und Korrektur zu lesen. Diese Voransicht dient lediglich der Kontrolle, es handelt sich dabei nicht um die endgültige Darstellungsform Ihres Datensatzes.

Schritt 7 - Zusammenfassung

Hinweis: Um Spam-Einträge zu verhindern, haben wir eine Sicherung eingebaut, bevor der Veranstaltungsvorschlag abgeschickt wird. Dazu werden Sie gebeten, die folgende Überprüfung mitzumachen: Sie setzen den Haken im Feld „Ich bin kein Roboter“. In den meisten Fällen muss dazu noch aus den Bildern, die dann gezeigt werden, ein Motiv ausgewählt werden.

Zum Abschluss

Wenn Sie weitere Termine eingeben möchten, können Sie das nun tun und müssen dazu nicht noch einmal Ihre Kontaktdaten eingeben.

Sollten Sie noch Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Wie gebe ich eine Veranstaltung über einen Backend-Zugang ein?

Veranstaltungstermine direkt pflegen

Für einen Backend-Zugang zum Eventmanagement System der Veranstaltungsdatenbank ist eine gesonderte Nutzungsvereinbarung notwendig. Dann können Sie in der Backend-Umgebung Ihre Veranstaltungen eigenhändig erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.

Unsere Plattform erreichen Sie unter diesem Link >> hht.infomax.net

Hinweis: Sie können sich nicht einmal durch die Eingabemaske durchklicken, bevor Sie die Daten eingeben. Um einen Schritt weitergehen zu können, müssen die Pflichtfelder ausgefüllt sein. Die Pflichtfelder sind an den grünen Flaggen mit dem Titel „benötigt“ zu erkennen. Daher haben wir hier einmal die verschiedenen Schritte beschrieben.

1. Allgemein

Im ersten Schritt werden Titel, Beschreibung und Kategorie einer Veranstaltung eingetragen. Der Titel darf maximal 150 Zeichen (mit Leerzeichen) lang sein.

Tipp: In der Beschreibung können Sie auch Informationen zum Veranstalter sowie den Anmeldeformalitäten hinterlegen. Zudem können Sie auf dieser Seite einen Link zu Ihrer Veranstaltung hinterlegen.

Hinweis: Die sprechende URL ist zwar ein Pflichtfeld, muss aber nicht händisch ausgefüllt werden. Dieses Feld wird automatisch anhand des Veranstaltungstitels ausgefüllt.

1. Allgemein

Nach der Beschreibung der Veranstaltung müssen Sie wenigstens eine Kategorie auswählen, die die Veranstaltung am besten beschreibt. Dazu wählen Sie die Kategorie in der Liste an und klicken danach auf "Kategorie hinzufügen". Wenn die Kategorie dann auf der rechten Seite steht, ist sie zugeordnet.

Hinweis: Auch ohne Kategoriezuweisung kann man weiter in dem Eintrag arbeiten. Die Fehlermeldung kommt beim Speichern.

Tipp: Nutzen Sie gerne die Merkmale, um die Veranstaltung genauer zu bestimmen oder die Zielgruppe zu definieren.

2. Adresse

Mit Adresse ist in diesem Fall der Veranstaltungsort der Veranstaltung gemeint. Hier können Sie über die Eingabe des Namens, der Adresse oder der ID der Spielstätte den gewünschten Eintrag aus dem Drop-Down-Menü auswählen.

Hinweis: Wir unterscheiden bei den Veranstaltungsorten zwischen Spielstätte und Treffpunkt. Je nachdem, ob die Veranstaltung am angegebenen Ort stattfindet (Spielstätte) oder von dort aus startet (Treffpunkt).

Tipp: Sollte die gewünschte Spielstätte nicht dabei sein, melden Sie sich gerne bei uns. Sie selbst haben nicht die Möglichkeit, Spielstätten anzulegen.

3. Termine

Wenn Sie einen einzelnen Termin eingeben wollen, klicken Sie auf das Datum im Kalender und anschließend auf „Termine hinzufügen“. In diesem Dialogfeld ist die Eingabe eines Einzeltermins voreingestellt. Dann geben Sie die Startzeit und optional die Endzeit ein.

Wenn Sie einen Serientermin eingeben wollen, klicken Sie auf das Datum im Kalender, dann auf „Termine hinzufügen“ und schließlich setzen Sie den Haken bei „Serientermin“. Anschließend geben Sie die Startzeit und optional die Endzeit ein.

Bei beiden Terminvarianten können Sie jeweils noch zusätzlich Uhrzeiten hinzufügen, wenn Öffnungszeiten bspw. durch Mittagspausen unterbrochen werden.

Hinweis: Sie können einzelne Termine oder den ganzen Datensatz als „abgesagt“ markieren. Dafür werden entsprechend die Haken bei den jeweiligen Terminen oder oben auf der Seite gesetzt. Der Veranstaltungsdatensatz erhält bei der Ausspielung in unseren Kalendermodulen im Titel den Zusatz „Abgesagt:“.

Zwischenspeichern

Erst nachdem die wichtigsten Kerndaten eines Termins mit diesen drei Schritten eingetragen wurden, kann der Datensatz zum ersten Mal gespeichert werden. Ab dem dritten Schritt sind alle Felder optional, das heißt, Sie könnten Ihre Veranstaltung auch ohne diese Informationen veröffentlichen.

Tipp: Wir empfehlen, nach Schritt drei den Datensatz einmal zwischen zu speichern.

Hinweis: Der Unterschied zwischen den Buttons Speichern und Zwischenspeichern: Beim Klick auf Zwischenspeichern bleibt der Datensatz geöffnet und Sie können ihn weiter bearbeiten, der Klick auf Speichern schließt automatisch den Datensatz, nachdem er gespeichert wurde.

4. Preisinformationen

Bei den Preisinformationen können die Eintrittspreise hinterlegt werden bzw. kann angegeben werden, dass die Veranstaltung kostenlos besucht werden kann. Des Weiteren kann ein Buchungslink hinterlegt werden. Dieser wird in unseren Kalendern hinter der Schaltfläche „Tickets online kaufen“ ausgespielt.

Tipp: Wenn es verschiedene Preise für bspw. unterschiedliche Sitzplatzkategorien oder ermäßigte Eintrittspreise für bestimmte Gruppen gibt, können diese Informationen im Beschreibungstext konkretisiert werden.

Hinweis: Email-Adressen können nicht als Buchungslink hinterlegt werden.

5. Medien

In Schritt 5 können Sie Ihrem Veranstaltungseintrag Bilder hinzufügen. Wichtig ist dafür, dass Sie im Besitz der übertragbaren Nutzungsrechte für das Bild sind und dass die Bilder ein passendes Format haben. Zuerst setzen Sie den Haken bei der Erklärung der Nutzungsrechte, dann können Sie ein oder mehrere Bilder auswählen, um sie anschließend hochzuladen. Dann können Sie einen Titel für das Bild vergeben. Das Copyright für das Bild ist wiederum ein Pflichtfeld. Wenn diese Felder alle ausgefüllt sind, müssen Sie den Datensatz einmal zwischenspeichern, um mit dem Bild weiterarbeiten zu können.

Tipp: Für kleinere Korrekturen am Bildausschnitt können Sie den Knopf "Fokuspunkt setzen" wählen. Die Änderung müssen Sie zwischenspeichern und können sich danach die Aktualisierung noch einmal anschauen. Abhängig von der Arbeitslast, die das System in dem Moment ausführen muss, kann es sein, dass eine Änderung nicht sofort sichtbar ist, sondern erst einige Minuten später.

5. Medien

Damit das hochgeladene Bild bei dem Veranstaltungseintrag ausgespielt wird, müssen Sie es der Veranstaltung noch zuweisen. Das geht mit zwei einfachen Schritten: Sie wählen im Medienpool das Bild aus, das Sie verwenden möchten, indem Sie den Haken setzen. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf „Bildprofil zuweisen“ und wählen Sie aus, ob Sie das Bild als Haupt- oder Standardbild zuweisen möchten.

Hinweis: Das Hauptbild muss die passenden Maße haben und sollte keinen Text beinhalten, da es in der Veranstaltungsansicht hinter die Überschrift gelegt wird. Wenn das Bild zu klein ist, wird unser System es automatisch als Standardbild hinterlegen, egal welches Format Sie gewählt haben. Als Standardbild können zusätzliche und auch kleinere Bilder hinterlegt werden.

Tipp: Wenn die Bilder erfolgreich zugewiesen wurden, sehen Sie sie in einer extra Liste unterhalb des Medienpools.

7. Veröffentlichungen

Mit einem Backend-Zugang liegt auch die Veröffentlichung Ihrer Veranstaltungseinträge bei Ihnen. Dies geschieht in Schritt 7. Ein neuer Eintrag bekommt standardmäßig den Status „In Bearbeitung“ und wird damit nicht ausgespielt. Sie können den Datensatz also speichern und schließen, um später noch Angaben hinzuzufügen. Vergessen Sie aber nicht, wenn Sie endgültig fertig sind, den Datensatz zu veröffentlichen. Damit der Datensatz online sichtbar wird, muss aus dem Drop-Down-Menü der Status „veröffentlicht“ gewählt und der Datensatz gespeichert werden.

Tipp: Sie können in der Suchergebnisliste anhand der Farbe der Weltkugel sehen, in welchem Status Ihre Veranstaltungseinträge stehen. Gelb steht für „In Bearbeitung“, Grün für „Veröffentlicht“.

9. Vorschau

Sie können im Anschluss unter Punkt 9 die Vorschau nutzen, um sich Ihren Datensatz anzuschauen. Diese Voransicht dient lediglich der Kontrolle, es handelt sich dabei nicht um die endgültige Darstellungsform Ihres Veranstaltungseintrags.

Hinweis: Die Vorschau zeigt immer nur den zuletzt gespeicherten Stand des Eintrags. Stellen Sie also sicher, dass Sie gespeichert oder zwischengespeichert haben, bevor Sie sich die Vorschau Ihres Eintrags anzeigen lassen.

Zum Abschluss

Sollten Sie noch Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Schnittstelle

Mittels einer Schnittstelle können über einen automatisierten Import größere Datenmengen aus anderen Systemen übertragen werden. Auch hier ist eine gesonderte Nutzungsvereinbarung notwendig. Zusätzlich bedarf es weitergehender Absprachen zur Synchronisation der Systeme.

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